El protocolo familiar: un instrumento para garantizar la viabilidad de su empresa

La Empresa Familiar es una figura dominante empresarial en la economía de la mayoría de los países occidentales. Sin embargo, cuando una familia decide emprender un negocio, está poniendo en juego mucho más que la ilusión de un proyecto común y el esfuerzo económico que supone llevarlo a cabo. El paso de familia doméstica a familia empresaria está lleno de incertidumbres y riesgos. Muchas empresas consiguen reforzar los vínculos entre los miembros de la familia que las fundan. Sin embargo, en el otro lado se cuentan todas aquellas familias que rompen sus vínculos para siempre a causa de diferencias irreconciliables en el ámbito laboral. El protocolo familiar puede ser un instrumento útil para garantizar la viabilidad futura de las empresas familiares y el fortalecimiento de los vínculos entre sus miembros.

En España, las Empresas Familiares suponen entre el 65 y el 80% del total de las empresas, entre el 50 y el 65% del PIB y el 60% de las exportaciones. Además dan trabajo al 65% de la población activa española.  Sin embargo, las estadísticas muestran con terquedad que sólo entre el 10% y el 15% alcanzan la tercera generación, lo que nos proporciona una idea de la fragilidad de este tipo de sociedades a la hora de conservar el carácter familiar.
Una de las herramientas utilizadas por la empresa familiar para asegurar su continuidad como tal es el protocolo familiar. Se trata de un documento que regula las relaciones entre familia y empresa, así como las de los miembros de la familia entre sí en tanto que propietarios. La cultura del protocolo familiar se encuentra recogida en las prácticas económicas y de buen gobierno de las sociedades familiares de los países de nuestro entorno, en cuanto es considerada una garantía adicional para terceros inversores y acreedores, además de para los propios socios, al dotar de previsibilidad el relevo generacional en la sociedad.

¿Qué es el protocolo familiar?
El protocolo familiar es un instrumento jurídico desarrollado en los Estados Unidos desde los años 60, que se ha venido aplicando en España en estos últimos años, y que constituye una respuesta que ofrece la praxis jurídica para prevenir o, al menos, administrar toda la problemática que plantea la titularidad, sucesión y gobierno de la Empresa familiar.
Se trata de un acuerdo entre accionistas titulares de bienes y derechos que desean gestionar de manera unitaria y preservar a largo plazo, cuyo objeto es regular la organización corporativa y las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa.
Los protocolos familiares sirven para sentar las bases y las reglas que regirán el funcionamiento y el futuro de la empresa familiar. Teniendo en cuenta las características especiales de este tipo de empresas, donde se mezclan los roles de propietario, trabajador y familiar, este documento acordado establece las reglas que regirán en un futuro aspectos como el régimen de transmisión o la sucesión generacional. Estas reglas tienen que estar lo más consensuadas posible y en su elaboración es conveniente que participe un asesor ajeno a la familia, pues es la mejor forma de garantizar un mínimo de neutralidad y una apuesta acertada por el beneficio colectivo que no atienda a intereses individuales, al mismo tiempo que diagnostique las necesidades de la empresa, las inquietudes y preocupaciones de sus miembros, y las canalice propiciando un proceso de comunicación, de discusión y de consenso, para, finalmente, y mediante la metodología correspondiente, fijar en un documento el resultado de todo ello. No obsante, el protocolo debería ser un documento vivo y flexible, que se adapte a la estructura, las dinámicas y los procesos que vive la familia empresaria.

¿Qué contiene el Protocolo Familiar?
El protocolo familiar debe dar respuesta a una serie de aspectos críticos a la hora de que cualquier empresa familiar aborde su futuro, siendo éstos básicamente los siguientes: 1. La sucesión: Se debe analizar cómo superar los problemas propios de la sucesión, es decir, quiénes se quedarán en la empresa y qué puestos ocuparán (es esencial analizar si la propiedad está distribuida adecuadamente y, si no fuera así, ver qué soluciones se propondrán para que la compañía sea dirigida correctamente); 2. Familiares que se incorporen a la Empresa Familiar: En este punto sería necesario analizar quiénes entran y qué requisitos son exigibles, así como los cargos de responsabilidad que ocuparán; 3. Remuneración y propiedad: Es conveniente evaluar el proceso de remuneración de los miembros de la familia, la tenencia de acciones o las compensaciones que se concedería a accionistas familiares; 4. Política de transmisión de la propiedad. El control de acceso a la propiedad de la empresa y su limitación a extraños es una preocupación constante de toda empresa familiar. Todos los miembros de la familia se comprometen a seguir una política de transmisión de las participaciones en la Empresa Familiar, inter vivos o mortis causa, basada exclusivamente en la idea de consanguinidad (por naturaleza o por adopción) con el fundador de la empresa, admitiéndose en determinados casos las transmisiones a favor de cónyuges y afines; 5. Armonía familiar: Se trata de regular la manera de afrontar los conflictos. En este punto es fundamental tener en cuenta las características y la tradición de la empresa familiar, las costumbres y las decisiones a tomar; 6. Proceso de preparación: La preparación para las futuras generaciones sería otro de los aspectos a tener en cuenta. Es importante establecer un plan de actuación, decidir cuándo es más aconsejable empezar a tratar el tema y quién lo liderará, así como los participantes en el mismo; 7. Plan de contingencias: La elaboración del protocolo debe prever un plan de contingencias, que contenga modos de actuación ante situaciones imprevistas tales como la muerte del Presidente de la Compañía o del sucesor potencial.
Para que los compromisos establecidos en el ámbito del Protocolo Familiar alcancen plena eficacia es usual que los miembros de la familia otorguen ante Notario capitulaciones o convenios matrimoniales, estableciendo como régimen económico de su matrimonio el de separación de bienes y la aceptación del Protocolo Familiar. De esta manera, las participaciones del grupo familiar permanecerán siempre dentro del mismo. Debemos advertir sin embargo, que la situación varía sobre todo cuando los cónyuges de los hijos no han sido parte en el Protocolo. Al igual que con las capitulaciones matrimoniales, para dar cumplimiento al Protocolo, es conveniente que los miembros de la familia otorguen testamento con la finalidad de preservar la propiedad de la Empresa Familiar dentro de la familia. Precisamente en la normativa que rige las sucesiones se han introducido en los últimos años disposiciones que ayudan a la conservación de la Empresa Familiar y al mantenimiento del control sobre su capital.

Mecanismos para la resolución de conflictos
Además de los conflictos derivados de la actividad empresarial, hay que añadir los conflictos derivados de los propios vínculos familiares. Estos conflictos, que pueden surgir por la discrepancia de intereses generacionales o de cualquier otro tipo, deben ser resueltos de la manera más armoniosa y objetiva posible. Por ejemplo, en lugar de acudir a los tribunales de justicia es frecuente someter la resolución del conflicto a un arbitraje. Normalmente se tratará de un arbitraje de equidad, en el que un tercero neutral e imparcial (árbitro) resuelve la controversia dictando un laudo, que es de obligado cumplimiento para las partes, según su leal saber y entender (es decir, sin sujeción al ordenamiento jurídico que pueda ser aplicable a la controversia). Otra vía de resolución puede pasar por acudir a la mediación del asesor externo reseñado en el expositivo anterior, quien procurará clarificar las posturas que mantiene cada miembro y coordinar las pautas a seguir.

Lynn Trigueros Gómez
Abogada