Ascobi crea Alkar, un servicio de gestión documental entre empresas

Si por algo se distingue el sector de la construcción es por la necesidad de contar con la participación de varias empresas en la ejecución de casi cualquier obra. La proliferación de promotoras, contratistas, subcontratistas, autónomos, etc., genera un gran tráfico documental físico entre todos los implicados, provocando que las empresas se vean sometidas a una constante labor de renovación y solicitud de documentos entre ellas mismas. El proceso es repetitivo, lento y engorroso, resta mucho tiempo que se podría dedicar a actividades más productivas y además está sujeto a errores.

Dada esta situación, la Asociación de Constructores y Promotores de Bizkaia, Ascobi, puso en marcha hace escasos dos años su servicio de gestión documental, denominado Alkar. Gracias a la aplicación de las nuevas tecnologías, Alkar permite a sus usuarios disponer on-line no sólo de toda su propia documentación, sino también de la de las empresas con las que trabaja y con las que haya establecido acuerdos de colaboración. “La idea es simplificar y agilizar el proceso de subcontratación y reducir los costes administrativos”, explica Iñaki Urresti, gerente de Ascobi.

El proceso es sencillo. Tras darse de alta en el servicio, las empresas remiten físicamente toda su documentación a Ascobi, quien se encarga de validarla, digitalizarla y almacenarla en su servidor, para que pueda ser consultada tanto por la propia empresa como por aquellas a las que ésta facilite el acceso. “De esta manera, las empresas sólo tienen que remitir toda su documentación una vez y nosotros comprobamos que ésta se ajusta a lo exigido en forma y vigencia”, detalla Urresti.

Organización por colores

La información, que es confidencial y a la que sólo pueden acceder otras empresas autorizadas por el propio usuario, se organiza en sencillos apartados que cuentan con un sistema de colores que identifica inmediatamente la situación. Cual semáforo, si los documentos están en verde, todo está correcto; si el color es amarillo, tiene que renovarse en breve; y si está rojo, no está vigente y puede suponer la inhabilitación en el servicio. Para evitar que se deje caducar por error, el sistema avisa automáticamente por correo electrónico de la necesidad de renovar la documentación.

De esta manera, todos los documentos que se exigen a una empresa en cualquier obra: seguros, certificados, permisos de trabajo, etc., e incluso cualquier otro elemento añadido voluntariamente, queda perfectamente ordenado y disponible para ser consultado o descargado por todos los autorizados. Incluso los jefes de obra pueden hacerlo desde sus casetas en el lugar de trabajo.

“Lo que pretendemos con Alkar es ofrecer la posibilidad de pertenecer a un club de empresas comprometidas con el trabajo bien hecho y que apuestan por la gestión avanzada, y en el que todos los usuarios se comprometen a mantener actualizada su documentación”, concluye Urresti. Cualquier empresa puede ser usuario de Alkar, sin necesidad de estar asociado en Ascobi. Incluso existen claves de invitado para permitir consultas a la documentación para cualquiera que no está dado de alta en el servicio. Así, si alguien le solicita a una empresa cualquier documentación, basta con que ésta le facilite el link de Alkar con la clave correspondiente para que se la descargue de ahí. Eso sí, la empresas tienen que cumplir unas claúsulas de confidencialidad, tal y como establece la Ley de Protección de Datos. “Además, el hecho de la documentación esté depositada físicamente en Ascobi, que somos una asociación sin ánimo de lucro, ofrece un plus de confianza”, tal y como afirma su gerente.

Para más información:

http://alkar-gestion.com